x.1.4.1 Projecten
Een project is een, in de tijd en middelen begrensde activiteit om iets te creëeren of voor elkaar te krijgen. Het onderscheidt zich door zijn eenmalige karakter van een programma of lijnproces. Vooral grootschalige complexe veranderingsprojecten mislukken doorgaans (50-70%). Dezelfde mechanismen die synergie opwekken, leiden dan tot wrijving, stroperigheid en negatieve energie en het is dus zaak die te begrenzen.
Hoe doe ik dat?
- U beseft dat ieder project bestaat uit de combinatie van zoeken en vinden. Bij het zoekproces verdient het aanbeveling het probleem te simuleren, eerst een kleinschalige pilot uit te voeren en het onderwerp vooraf grondig te verkennen. Synergie is afhankelijk van het opkomen van een doorbraak of doorbreker. Dit kan ook betekenen dat besloten wordt om de verandering niet door te voeren en bijvoorbeeld te stoppen met een bouwproject
- U realiseert zich dat het succes van een project afhangt van de samenwerking tussen actoren. Voorwaarde is onderling vertrouwen. Bij een goed project worden de eisen zorgvuldig gespecificeerd. Zoeken is een divergent proces, maken is convergent. Zoeken is 90 % van het werk. Bij het zoeken werkt competitie stimulerend. Competitie ontstaat vanzelf. Wanneer een selecte groep het voortouw neemt onderscheidt deze zich van de meerderheid. Hierdoor ontstaat spanning, rivaliteit. Doorgaans bestaat slechts 10 tot 25 % van de medewerkers uit voortrekkers, uit innovators
- U erkent dat bij een emergente oplossing, dus een doorbraak die synergie opleverrt, de herkomst van de oplossing vaak niet meer te traceren valt. Succes kent veel vaders!
- U weet dat stuurgroepen bij projectmatig werken geen oplossing bieden. Aanbeveling voor succesvol projectmatig werken zijn:
- Bedrijven en instellingen uitnodigen
- Simulaties, pilots: eerst oplossingen zoeken alvorens een project te starten
- Faciliteren van het zoekproces
- Samenwerking: bereidheid om macht te delen en draagvlak creëren
- Duidelijk onderscheid maken tussen zoeken versus maken
- Selectief samenwerking met externe partijen. Voorwaarde voor externe samenwerking is volledige steun
- Risico’s inschatten
- Van elke partij een bijdrage vragen om een risico te dragen en het probleem op te lossen
- Combinatie van non-lineair (zoeken) veranderen en lineair (maken) veranderen
- Bij het zoekproces eerst alle overbodige zaken opruimen en elimineren; alles op zijn plaats brengen (Lean/Kaizen)
- Reorganiseren is een combinatie van zoeken en maken.
Meer weten? Zie Beheerwijze APA